Şeffaflık ve Güven: Yönetim Kurulu Üyeleri ve Pay Sahiplerinin Bilgi Alma Hakkı

Kurumsal yönetimde şeffaflık ve hesap verebilirlik, kurumsal iş dünyasında sürdürülebilir şirket başarısının anahtarı olarak kabul edilmektedir. Bu noktada, yönetim kurulu üyeleri ile pay sahiplerinin şirketin işleyişi hakkında eksiksiz bilgi edinme ve inceleme hakları, hem şirket içi denetimin güçlendirilmesi hem de paydaş güveninin sağlanması açısından büyük önem taşımaktadır. Peki, bu haklar tam olarak nelerdir, hangi yasal dayanaklara sahiptir ve şirketler bu süreci nasıl daha etkin yönetebilir?

1.Bilgi Alma Hakkının Hukuki Dayanağı

Türkiye’de şirketlerin yönetim ve denetim süreçlerine ilişkin temel düzenlemeler, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenmiştir. Şirketlerin yönetim, denetim ve raporlama yükümlülüklerini detaylandıran bu kanun, yönetim kurulu üyeleri ve pay sahiplerinin bilgi alma haklarına da doğrudan ışık tutar.

Bu yasal düzenlemeler, şirketlerin faaliyetlerini şeffaf bir şekilde yürütmeleri ve paydaşlarına doğru, zamanında bilgi sunmaları gerektiğini vurgular.

2.Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma Hakkı

Yönetim kurulu üyeleri, şirketin stratejik karar alma sürecinde en önemli aktörlerdendir. Bu süreçte, şirketin finansal durumu, operasyonel performansı ve geleceğe yönelik projeksiyonları hakkında eksiksiz bilgi sahibi olmaları gerekmektedir. 

Her yönetim kurulu üyesi şirketin tüm iş ve işlemleri hakkında bilgi talep edebilir, soru sorabilir ve inceleme yapabilir. Bu hakkın temelinde;

• Güvenilirlik, özen ve hesap verebilirlik ilkesine dayalı olarak, üyenin aldığı bilgi ile doğru ve zamanında karar verebilmesi yatar.
• Edinilen bilginin, ayrıntılı, amaca uygun ve istenilen soruya cevap verecek nitelikte olması gerekmektedir.

Bu düzenleme, üyenin kişisel bir hak olarak kendisine tanınmış olup, hiçbir şekilde kısıtlanamaz veya kaldırılmaz. Esas sözleşme veya yönetim kurulu, bu hakkı daha da genişletebilir.

Türk Ticaret Kanunu (TTK), anonim şirket yönetim kurulu üyelerinin bilgi alma ve inceleme hakkını geniş bir şekilde düzenlemiştir. Bu hak, yönetim kurulu üyelerinin görevlerini sağlıklı bir şekilde yerine getirebilmeleri için zorunlu kabul edilmiştir.

a. TTK Madde 392 – Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

“Yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulunun bütün yetkilerinden hiçbir şekilde kısıtlanamayacak bir biçimde bilgi alma ve inceleme hakkına sahiptir. Yönetim kurulu üyelerinin bu hakları, yönetim kurulu toplantısı dışında da geçerlidir. Şirket işleri hakkında bilgi alma ve inceleme hakkı yönetim kurulunun diğer üyeleri tarafından sınırlanamaz.”

“Yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulunun toplantısı dışında da, şirketin işleyişi hakkında bilgi alabilir, belgeleri inceleyebilir. Bu hak, hiçbir şekilde sınırlandırılamaz ya da kaldırılmaz.” 

i. Bilgi Alma Hakkının Sınırları

Yönetim kurulu üyelerinin bilgi alma ve inceleme hakkı, sınırlandırılamamakta veya ortadan kaldırılamamaktadır. Bu durum, yönetim kurulu kararıyla dahi değiştirilemez. Yönetim kurulu üyesi, yalnızca toplantılar sırasında değil, istediği her an bu hakka sahiptir.

Görev Sınırı:

• Üyenin bilgi alma hakkı, yalnızca üyesi olduğu şirketin iş ve işlemleriyle sınırlıdır. Grup şirketlerde, bu hak ana şirketin iş ve işlemleriyle sınırlıdır; bağlı şirketleri kapsamaz.

Orantılılık İlkesi:

• Talep edilen bilgi, üyenin görevini yerine getirmesi için gerekli ve orantılı olmalıdır.

Çıkar Çatışması:

• Üyenin şirketle menfaat çatışması içinde olması durumunda, bilgi talebi reddedilebilir.

Hakkın Kötüye Kullanılması:

• Bilgi alma hakkı, şirketin çıkarlarına zarar verecek şekilde kötüye kullanılamaz.

Ticari Sırların Korunması:

• Şirketin ticari sırlarının ifşası riskine karşı, bilgi talepleri sınırlanabilir.

ii.Belgelerin İncelenmesi

Yönetim kurulu üyeleri:

• Şirketin genel durumu ve operasyonel veriler hakkında bilgi edinebilir.  Şirketin satış performansı, pazar payı, üretim maliyetleri gibi veriler, yönetim kurulu üyelerinin şirketin pazardaki oyuncularla rekabet gücünü ölçmelerinde ve strateji belirlemelerinde kritik rol oynar.
• Yönetim kurulunun aldığı kararların uygulanma süreçlerini izleyebilir. Şirketin maruz kaldığı riskler ve bu risklere karşı alınan önlemler, bilgi alma sürecinin vazgeçilmez parçalarındandır.
• Şirketin mali durumu, sözleşmeleri, projeleri gibi her türlü ticari faaliyeti öğrenebilir.ve şirketin tüm belgelerini ve kayıtlarını inceleyebilir. Bu belgeler arasında:

• Finansal tablolar ( gelir tablosu, bilanço ve nakit akış tabloları)
• Muhasebe defterleri,
• Yönetim kurulunun karar defterleri,
• Ticari yazışmalar,
• Sözleşmeler,
• Protokoller ve diğer ticari belgeler yer alır.

3. Yönetim Kurulu Başkanının Bilgi Alma ve İnceleme Talebi

a) Genel İlkeler

Yönetim kurulu başkanı da diğer üyeler gibi şirketin iş ve işlemleri hakkında bilgi talep edebilir; ancak başkanın rolü, primus inter pares (eşler arasında birinci) niteliğinde olduğundan, bazı uygulama ve usul farklılıkları öne çıkar.
Özellikle;

• Toplantı Dışında Bilgi Talebi:
  • MADDE 392- (3) gereğince, her yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu toplantıları dışında da bilgi alma hakkına sahiptir. Ancak bu hak, yalnızca yönetim kurulu başkanının izni ile kullanılabilir.
  • Bu izin, üyenin yalnızca görevini, hesap verebilirlik ilkesine uygun biçimde yerine getirebilmesi için gerekli görülüyorsa verilir.
• Yönetim Kurulu Başkanının Sınırlamaları:
  • MADDE 392- (5), yönetim kurulu başkanının, kurulun izni olmaksızın toplantı dışında bilgi alamayacağını ve şirket defter ile dosyalarını inceleyemeyeceğini hükmeder.
  • Başkanın bu talebi reddedilirse, diğer üyelere olduğu gibi dördüncü fıkra uyarınca hukuki yollara başvurma hakkı saklıdır.

b) Bilgi Talebinin Reddedilmesi Durumu

MADDE 392- (1) ve devamında yer alan hükümler, bilgi talebinin asla keyfi bir biçimde reddedilemeyeceğini vurgular:

• Talep Edilen Bilginin Reddedilemezliği:

1. Bir üyenin (başkan dahil) talep ettiği herhangi bir defter, kayıt, sözleşme, yazışma veya belge, yönetim kuruluna getirtilebilir; kurul veya ilgili kişiler tarafından incelenmek ve tartışılmak zorundadır.
2. Reddedilmesi durumunda, MADDE 392- (4) devreye girer. Burada, reddedilen talep iki gün içinde yönetim kuruluna getirilir.
3. Eğer kurul toplanmaz veya talebi reddederse, üye şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurabilir. Mahkemenin vereceği karar kesin niteliktedir.
4. İhlal durumunda tazminat talebinde bulunabilir.

• Başkanın Reddedilmesi Halinde:

1. Yönetim kurulu başkanı da, diğer üyeler gibi, talebinin reddedilmesi halinde hukuki yollara başvurma hakkına sahiptir.
2. Bu durum, başkanın kişisel menfaat değil, şirketin işleyişinin doğru ve şeffaf yürütülmesi açısından önem arz eder.

4.Hukuki Süreç ve Uygulamadaki Yorumlar

a) Reddedilme Sonrası Süreç

• İki Gün İçinde Yönetim Kuruluna Sunum:
  • Talep reddedildiği takdirde, ilgili üye (başkan veya diğer üye), konuyu iki gün içinde yönetim kuruluna sunmalıdır.
  • Yönetim kurulunun kararı yine reddedilirse, asliye ticaret mahkemesi süreci devreye girer ve üye, dosya üzerinden inceleme yapılmasını sağlayarak kesin mahkeme kararı alabilir.

b) Sorumluluk ve Güven İlkesi

• Güvenilirlik ve Sorumluluk:
  • Üyenin (başkan dahil) bu bilgi alma hakkı, görevin getirdiği ağır sorumlulukla doğrudan ilişkilidir.
  • Şirketin menfaatlerinin gözetilmesi, üyenin bilgi saklama veya esirgeme girişimlerinin hiçbir şekilde haklı gösterilemeyeceğini ortaya koyar.
  • Bilgi sızdırmanın cezai yaptırımları, bu hususun caydırıcı etkisini arttırır.

c) Uygulamadaki Esneklikler

• Esas Sözleşme ve Genişletme Hakkı:

1. MADDE 392- (6) uyarınca, üyenin bu maddeden doğan hakları kısıtlanamaz.
2. Şirketin esas sözleşmesi veya yönetim kurulu, üyelerin bilgi alma ve inceleme haklarını daha geniş tutabilir; bu da uygulamada esneklik sağlar.

• Yönetim Kurulu Toplantısının Çağrılması:

1. Her üye, yönetim kurulu başkanından toplantıyı yazılı olarak çağırmasını talep edebilir (MADDE 392- (7)).
2. Bu hak, üyelerin aktif rol almasını ve şirketin yönetiminde daha fazla şeffaflık sağlanmasını destekler.

5.Pay Sahiplerinin İnceleme Hakkı

Pay sahipleri, şirkete sermaye sağlayan ve dolayısıyla şirketin genel yönetiminde söz sahibi olan önemli aktörlerdir. Onların bilgi alma ve inceleme hakları, yatırım kararlarını bilinçli bir şekilde verebilmeleri için kritik öneme sahiptir.

a. TTK’da Düzenlenen İnceleme Hakkı

1. 1. 1. TTK MADDE 437: Pay sahiplerinin genel kurul toplantılarında şirketin mali tabloları, faaliyet raporları ve denetim raporları gibi belgeleri inceleme hakkı bulunmaktadır.
      2. TTK MADDE 438: Pay sahipleri, belirli şartlar altında şirket defterleri, yazışmalar ve belgeler üzerinde de inceleme yapma hakkına sahiptir.
      3. TTK MADDE 439: Bilgi talebinin reddedilmesi halinde, pay sahibinin mahkemeye başvurma hakkı vardır.

b.Genel Kurul Toplantılarında İnceleme

1. 1. 1. Genel Kurul Toplantıları: Pay sahipleri, genel kurul toplantılarına katılarak, şirketin yönetim politikaları ve finansal durumu hakkında doğrudan bilgi alabilir ve soru sorabilir. 
      2. Yıllık Raporlar ve Faaliyet Raporları: Şirketler, yıllık faaliyet raporlarıyla pay sahiplerine detaylı bilgi sunar. Bu raporlar, şirketin performansı, stratejik hedefleri ve geleceğe yönelik planlarını içerir.
      3. Bilgi Talep Hakkı: Belirli şartlar altında, pay sahipleri şirketin kayıtları, belgeleri ve diğer önemli dokümanlarını inceleme hakkına sahiptir. Bu hak, şirketin şeffaflığını artırır ve paydaşların güvenini pekiştirir.

c.Şirket Belgeleri ve Defterleri Üzerinde İnceleme

1. 1. Belirli Şartlar Altında: Pay sahipleri, yönetim kurulundan doğrudan bilgi talep edebilir veya belirli defter ve belgeleri inceleme hakkına sahip olabilir.
   2. Bu hak, genellikle şirketin ticari sırlarını ve rekabet gücünü tehlikeye atmamak kaydıyla sağlanır.
   3. Yönetim Kurulu Kararları: Şirketin ticari sırlarını veya rekabet gücünü korumak amacıyla bazı belgelerin inceleme hakkını kısıtlayabilir. Ancak bu kısıtlama, keyfi olarak yapılamaz ve kanuna aykırı bir şekilde kullanılamaz.

Bu mekanizmalar, pay sahiplerinin şirket yönetiminde aktif rol almalarını sağlar ve olası usulsüzlüklerin önüne geçilmesinde etkili bir denetim mekanizması oluşturur.

d. İnceleme Hakkının Sınırlamaları 

Pay sahiplerinin inceleme hakkı, şirketin ticari sırlarının korunması amacıyla sınırlandırılabilir. Ancak;

1. Yönetim kurulu, keyfi olarak bu hakkı kısıtlayamaz. 
2. İnceleme hakkı yalnızca şirketin çıkarlarını koruma amacıyla sınırlandırılabilir. 
3. Şirketin esas sözleşmesi veya yönetim kurulu kararıyla, bu hakkın daha da genişletilmesi mümkündür.

6.Şeffaflık, İletişim ve Kurumsal Başarı

Bilgi alma ve inceleme hakkı, şirket içindeki tüm aktörlerin şeffaf bir iletişim kanalı oluşturmasına yardımcı olur. Şeffaflık;

• Güveni Artırır: Yönetim kurulu üyeleri ve pay sahipleri, eksiksiz ve doğru bilgiye ulaşabildikçe, şirkete olan güvenleri artar.
• Riskleri Minimize Eder: Erken bilgi paylaşımı sayesinde, potansiyel riskler ve sorunlar tespit edilerek zamanında müdahale imkanı doğar.
• Kurumsal Yönetimi Güçlendirir: Şeffaf bir bilgi akışı, şirketin tüm paydaşları arasında daha sağlıklı bir iletişim ve işbirliği ortamı yaratır.

Sonuç olarak, şirketlerde bilgi edinme ve inceleme haklarının etkin bir şekilde kullanılması, kurumsal yönetimin şeffaflık ilkesine dayalı olarak ilerlemesi açısından büyük önem taşır. Hem yönetim kurulu üyeleri hem de pay sahipleri, bu haklarını kullanarak şirketin uzun vadeli başarısına katkıda bulunabilir.

Kaynakça

• Türk Ticaret Kanunu (TTK) – 6102 sayılı kanun, Türkiye’de ticari işletmelerin ve şirketlerin düzenlenmesine ilişkin hükümler.

• Poroy, R., Tekinalp, Ü., & Çamoğlu, E. (2021). Anonim Ortaklıkta Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma Hakkı. İstanbul: Beta Yayınları.

• Şahin, Ş. (2020). Türk Ticaret Kanunu’na Göre Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma Hakkı. Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, 69(1), 45-78.

• Arkan, S. (2021). Türk Ticaret Kanunu Şerhi: Anonim Şirketler. İstanbul: On İki Levha Yayıncılık.

• Özdemir, A. (2023). Kurumsal Yönetim İlkeleri ve Şirketlerde Pay Sahiplerinin Hakları. İstanbul: Beta Yayınları.

• Kaplan, R. S. & Norton, D. P. (2001). The Strategy-Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment. Harvard Business School Press.

• Ertürk, H. (2019). Kurumsal Yönetim ve Şeffaflık: Türkiye’de Şirket Uygulamaları. İstanbul: Beta Yayınları.