Giriş
14 Şubat 2025 Tarihli ve 32813 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) uyarınca e-defter tutma yükümlülüğüne ilişkin esaslar düzenleme altına alınmıştır. İlgili düzenlemeler 01.07.2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.Bu kapsamda yapılan düzenlemeler ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulabileceği düzenleme altına alınmıştır.
- Elektronik Defter Sistemi nedir?
Ticaret şirketlerinin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin ve bu defterlere yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve ibrazına imkân sağlayan ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan sistemdir.
- Elektronik defter tutma yükümlülüğü bulunan şirketler hangi şirketlerdir?
- Bankalar,
- Finansal Kiralama Şirketleri,
- Faktoring Şirketleri,
- Tüketici Finansmanı Ve Kart Hizmetleri Şirketleri,
- Varlık Yönetim Şirketleri,
- Sigorta Şirketleri,
- Anonim Şirket Şeklinde Kurulan Holdingler,
- Döviz Büfesi İşleten Şirketler,
- Umumi Mağazacılıkla Uğraşan Şirketler,
- Tarım Ürünleri Lisanslı Depoculuk Şirketleri,
- Ürün İhtisas Borsası Şirketleri,
- Bağımsız Denetim Şirketleri,
- Gözetim Şirketleri,
- Teknoloji Geliştirme Bölgesi Yönetici Şirketleri,
- 6362 Sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na Tabi Şirketler
- Serbest Bölge Kurucusu ve İşleticisi Şirketleri
Bu şirketler pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel toplantı ve müzakere defterlerini ETDS üzerinde tutmakla yükümlüdür.
- Elektronik Defter Sistemine (“ETDS”) Nasıl Giriş Yapılır?
ETDS’ye Ticaret Bakanlığı tarafından sunulan etds.ticaret.gov.tr adresinden erişim sağlanmaktadır. Bu platform ücretsiz bir platformdur.ETDS’ye e-Devlet üzerinden elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biri kullanarak giriş yapılabilmektedir
- ETDS Üzerinden Oluşturulan Defterlerde İşlem Yapma Yetkisi Kime Aittir?
ETDS üzerinden oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından belirlenen sistem kullanıcısına aittir.
- Sistem Kullanıcısı ve Kullanıcının Yetkileri Nasıl Belirlenir?
Önceden defterlerini fiziki ortamda tutmakta iken zorunlu veya ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayacak olan şirketler için sistem kullanıcısı (Ek-1) yer alan (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanan bir belgeyle belirlenir.
- Birden Fazla Sistem Kullanıcısı Belirlenebilir Mi?
Her bir defter bakımından farklı sistem kullanıcı belirlenebileceği gibi; tek bir defter için birden fazla sistem kullanıcısı da belirlenebilir.
- Kapanış Onayı Yapılan Fiziki Defterler Ne Kadar Süre İle Saklanması Gerekmektedir?
Kapanış onayı yapılan fiziki defterlerin son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişinden itibaren on yıl boyunca saklanmaları gerekmektedir.
- E-defter Yükümlüsü Olan Şirketler Şu Aşamada Ne Yapmalıdır?
Fiziki ortamda defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, 01.07.2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde defterlerini ETDS’de tutmak amacıyla fiziki defterlerinin kapanışını yaptırmalıdır. Bu kapsamda yer alan şirketlerin yönetim organı veya yönetici ortaklarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun şekilde alacakları bir kararı içeren belgeyle (Ek-1) (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7- 1.pdf) notere başvurmaları gerekmektedir.
- ETDS’ye Alınan Kararlar Nasıl Yüklenecektir?
Fiziki ortamda karar alınması halinde ilgili kararlar taranarak ETDS’ye “PDF” olarak yüklenecektir.
- ETDS’de Yer Alan Bir Kararın Kurum Ve Kuruluşlar Tarafından Talep Edilmesi Halinde Fiziki Olarak Saklanan Nüshası mı İbraz Edilecektir?
Hayır, elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespit ve tevsikinde ETDS’de yer alan kayıtlar esas alınacaktır. ETDS’deki defterlerde yer alan kayıt veya kararların ibraz edilmesinin gerektiği hallerde, sistem kullanıcısı ETDS üzerinden kayıt veya kararın doğrulanabilen bir nüshasını oluşturabilecektir ancak kararların fiziki olarak alınması ve taranarak sisteme yüklenmesi halinde Tebliğ m.12/3 uyarınca “Defterlere kayda dayanak fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.” fiziki karar tutanaklarının saklanması gerekmektedir.
- Elektronik Defterler İçin Açılış Kapanış Onayı Gerekli Midir?
Elektronik defterler için açılış ve kapanış onayı gerekli değildir.
- Fiziki Defterlerin Elektronik Ortama Geçirilmesi Süreci Nasıl Gerçekleştirilecektir?
Fiziki defterler ETDS’ye geçirilirken defterler üzerinde sistem kullanıcısı tarafından deftere aktatıralacak işlemler defterler özelinde şu şekildedir;
Pay defteri
- Fiziki pay defterinde yer alan güncel durumu gösteren kayıtlar (geçiş duruma ilişkin kayıtların yüklenmesine gerek bulunmamaktadır.)
- Rehin, intifa hakkı, yargı mercileri tarafından verilen tedbir kararları, haciz ve benzeri takyidatlar,
- Devrin şirketin onayı ile geçerli olacağı durumlarda Kullanıcı tarafından onayı içeren organ kararına ilişkin bilgiler,
- Miras, mirasın paylaşımı, eşler arasındaki mal rejimi hükümleri, cebri icra ve yargı kararına bağlı pay geçişleri ile şirket onayına bağlı olmayan pay devirlerinde ilgili karar ve belgelerin bilgileri,
- Devrin idari merciin iznine tabi olduğu hallerde bu izne ilişkin bilgiler de aynı alanda belirtilmelidir.
Yönetim kurulu karar defteri
- Yönetim kurulunda alınan kararlar,
- Elektronik Toplantı Sistemini kullanan şirketlerde ise kararlar Bakanlıkça sağlanan entegrasyon aracılığıyla Sisteme aktarılacaktır. .
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
- Genel kurul toplantı tutanağının sureti ve ekleri
Turkish